مرکز تلفن ویپ چیست؟
مرکز تلفن ویپ مکانی با سیستم تلفنی است که بیشتر برای دریافت و برقراری تماس تلفنی استفاده می شود و به عبارتی میتوان گفت یک مرکز تماس که برای تعداد زیادی کارمند و تماس طراحی شده است. مراکز تماس تلفن سانترال به شرکتها امکان می دهند خدمات مشتری مستند و ثبت شده ای را به گروههای زیادی از مشتریان ارائه دهند و همچنین کسب و کار های بزرگی که برای برقراری ارتباط با مشتریان خود از مراکز تماس استفاده می کنند، با استفاده از خدماتی مانند پشتیبانی مشتری و پشتیبانی فنی یک شرکت می توانند مرکز تماس خود را اداره کنند یا شخص ثالثی را برای این خدمات قرارداد دهند.
مرکز تلفن ویپ از طریق اپراتورهایی شناخته می شود که به عنوان نماینده یا گاهی نماینده مشتری و تلفن (CTI) شناخته می شوند. ایستگاه کاری نمایندگی هم از یک رایانه و هم از تلفن تشکیل شده است که نماینده با آن می تواند به طور خودکار شماره گیری کرده، مشتری را جابجا کند یا به جزئیات حساب یا نمایه مشتری نگاه کند.
مرکز تلفن ویپ به طور سنتی از سیستم های PBX برای مدیریت تماس استفاده می کند که می تواند شامل توزیع خودکار تماس یا تماس های دریافتی باشد، یک سانترال ویپ ممکن است از قابلیت تشخیص صدا و تلفن گویا نیز برخوردار باشد. مرکز تلفن ویپ IP PBX از طریق اینترنت مکالمه تلفنی را با تبدیل سیگنال های صوتی آنالوگ به دیجیتال برقرار و دریافت می کند و تماس ها را به یک ارائه دهنده خدمات VoIP هدایت می کند تا شروع و خاتمه هر تماس را مدیریت کند.
لازم به ذکر است در هسته اصلی سرویس صوتی مبتنی بر IP از پروتکل شروع جلسه (SIP) استفاده میشود که این پروتکل جهانی به استانداردی برای سیستم های تلفنی VoIP نیز تبدیل شده است. شما عزیزان هنگام استفاده از مرکز تلفن ویپ، از ترانکینگ SIP استفاده می کنید که چندین کانال صوتی را ارائه می دهد.
ویژگی های مرکز تلفن ویپ
حال که شما کاربران عزیز با معنای کلی مرکز تلفن ویپ و قابلیت های آن آشنا شدید، نیاز است به طور جامع تری ویژگی های منحصر به فرد این مراکز را به شما معرفی نماییم تا برای انتخاب بهترین مرکز تلفن ویپ مناسب مجموعه خود قدم بردارید و با استفاده از این مراکز جدید، تجارت و ارتباطات خود را افزایش و در عین حال به کاهش هزینه های مجموعه کمک نمایید. در ادامه مقاله با ما همراه باشید تا با کمک هم برخی قابلیت های مهم مرکز تلفن ویپ را شناخته و به کسب اطلاعات بیشتری در این باره بپردازیم. از جمله این ویژگی های کاربر پسند عبارت اند از:
- توزیع خودکار تماس (ACD): با توزیع خودکار تماس، بهره وری مرکز تماس خود را بهبود ببخشید. این ویژگی تماس به شما کمک می کند تماس های ورودی را به طور خودکار به نمایندگان مرکز تماس رهگیری کنید که این کار باید طبق سیاست مسیریابی که انتخاب می کنید انجام گردد.
- پاسخ صوتی تعاملی (تلفن گویا): Interactive Voice Response فناوری است که به مردم امکان برقراری ارتباط با رایانه را میدهد که شما می توانید برای کمک به مشتری در دستیابی به بخش خدمات مناسب مشتری، از این مورد استفاده کنید. تلفن گویا به شرکت ها کمک میکند تا تجربه ای سازگار و کارآمد را به مشتریان ارائه دهند و همچنین علاوه بر این، ویژگی های تلفن گویا میتواند به مشتریان کمک کند بدون اینکه نیازی به صحبت با شخص داشته باشند، مشکلات خود را برطرف کنند، به همین دلیل این یک ویژگی مهم در هر سیستم تلفنی تجاری است.
- ضبط تماس: شما با استفاده از مرکز تلفن ویپ میتوانید تماس ها را با کیفیت بالا ضبط کنید تا بعداً بررسی گردد. تلفن ویپ داده صوتی را از طریق اینترنت ارسال می کند و این بدان معناست که شما می توانید صدای منبع را بدون هیچ سخت افزاری ذخیره کنید. صداهای ضبط شده در فضای ابری است و کارکنان می توانند از هرجایی با اعتبار صحیح به آنها دسترسی پیدا کنند.
- حضور تماس (وضعیت نماینده): حضور تماس به مدیران و نمایندگان اجازه می دهد تا وضعیت فعلی سایر تکرارهای پشتیبانی را مشاهده کنند. هنگام انتقال تماس، آنها نمایندگان موجود را می بینند که این مرور تجربیات خدمات مشتری را ساده می کند. با وجود تمام راه حل های هوشمندانه در جهان، گاهی مشتری با یک نماینده اشتباه مواجه می شود که خطای انسانی همیشه عاملی اذیت کننده برای مشتری خواهد بود و همچنین هیچگاه مشتری نمیخواهد برای حل یک مسئله دو بار منتظر بماند، پس به این نتیجه میرسیم کارکنان مجموعه نیاز به انتقال این مشتریان دارند.
- چت داخلی: حضور چت داخلی و تماس امکان همکاری در زمان واقعی بین نمایندگان پشتیبانی و ادارات را فراهم می کند و این بدان معناست که مشتریان شما دیگر مجبور نیستند خود را برای چندین کارمند تکرار کنند و ابزارهای گپ داخلی عامل دریافت کننده را سریع تر میکند، به همین دلیل چت بخشی حیاتی از ارتباطات تجاری مدرن است.
- تماس سه جانبه: تماس سه جانبه به بیش از یک عامل امکان می دهد تا همزمان تماس را کنترل کنند که این قابلیت هنگام وقوع در رابطه با یک مسئله فنی، که نماینده پشتیبانی ممکن است بخواهد یک عضو پشتیبانی فنی را به تماس بیاورد، بسیار حائزاهمیت و کاربردی است که این موضوع در عدم هدر رفتن وقت مشتری بسیار موثر است به طوری که کارمندان پس از بررسی مشکلات مشتریان می تواند تماس را به سرعت به پایان برسانند.
- تلفیق تلفن هوشمند: برای مدیریت تماس های مشتری از طریق تلفن Android یا iPhone خود از یکپارچه سازی برنامه VoIP استفاده کنید. از آنجا که یک سیستم IP PBX مبتنی بر ابر مدرن بر روی سرورهای از راه دور کار می کند، نیازی نیست تلفن هوشمند شما در شبکه کسب و کار باشد تا تماس ها را کنترل کند.
- پست صوتی به ایمیل و متن: ارسال پیام صوتی از طریق ایمیل یا متن برای پشتیبانی مداوم بسیار قابل تامل و مفید است. نماینده میتواند چندین تماس را در یک موضوع مدیریت کند، حتی اگر مشغول باشد، سپس به ضبط گوش داده و درباره مرحله بعد تصمیم بگیرد که این روند خدمات به مشتری نشان می دهد که از هر سه مشتری، دو نفر حداقل از سه کانال ارتباطی استفاده می کنند.
- با صف تماس بگیرید: این ویژگی به شما امکان می دهد تماس های زیادی را در حالت مشغول بودن در حالت تعلیق قرار دهید. به این ترتیب، هرگز تماس های ورودی را از دست نخواهید داد. به طور کلی میتوان گفت، تماس های صف بندی به نفع مشاغل و تجارت ها است زیرا به آنها امکان میدهد مسیریابی تماس را به میزان کافی برای کارکنان فراهم گردد بدون اینکه دسترسی به تماس گیرندگان را تضعیف کنند. به این ترتیب مشتری می تواند تأیید کند که آیا سلف سرویس مشکل آنها را حل می کند یا خیر و آنها همچنین می توانند مطمئن شوند که پس از انتظار لحظه ای در انتظار، به بخش مناسب می رسند.
- فشار به گفتگو: عملکرد Push-to-Talk مانند یک اینترکام برای ارتباطات داخلی کسب و کار طراحی شده است. می توانید به سرعت در میان تیم خود به مدیران یا همكاران مكرر برسید. اگر برای پرسیدن یک سوال فوری باید مشتری را در انتظار بگذارید، نمی خواهید وقت خود را برای شماره گیری صرف کنید و زدن کسی در چت می تواند زمان ببرد. با ویژگی push-to-talk می توانید جواب را بگیرید و دوباره به کمک تماس گیرنده بروید.
- اعلان های تماس: تصور کنید که شماره ای را شماره گیری می کنید یا از طریق شماره تلفن خاصی تماس می گیرید. شما مدارک تماس گیرنده خاصی را به این شماره متصل کرده اید هنگامی که از این شماره تماس می گیرید یا از این شماره استفاده می کنید، Call notify از ID تماس گیرنده برای اعلان های ایمیل استفاده می کند.
- شماره گیری مستقیم به داخل (DID): Direct Inward Dialing عملکردی است که تماس گیرنده می تواند مستقیماً با یک داخلی در PBX تماس بگیرد. این یک ویژگی ضروری برای مشاغلی است که به مدیران حساب اختصاص می دهند. شرکتهایی که تکرارهای موفقیت مشتری خاص را به مشتری اختصاص می دهند نیز به این نیاز دارند. DID اطمینان داد که مشتریان با ارزش همیشه می توانند شخصی را که می تواند به آنها کمک کند در اختیار بگیرند. به طور خلاصه، DID به این معناست که افراد می توانند بدون اطلاع از برنامه افزودنی آنها یا پیمایش در منو ، با یک کارمند در اداره تماس بگیرند.
مزایای استفاده از مرکز تلفن ویپ
-
قابلیت تنظیم کردن بیشتر
VoIP مرکز تماس اعم از گسترش، جابجایی مکان ها، انعطاف پذیری و قابلیت شخصی سازی مورد نیاز را برای کسب و کارها فراهم می کند تا در صورت بروز تغییرات، سازگار باشند.از آنجا که خطوط تلفنی VoIP مجازی هستند، زیرساخت های فیزیکی مشاغل را در بر نمی گیرند و مدیران می توانند کاربران را به راحتی نیروی کار خود اضافه و حذف کنند. حتی جابجایی یا افزودن مکان های اداری برای کسب و کارهایی که از مرکز تماس VoIP استفاده می کنند، تمام آنچه که آنها باید انجام دهند این است که اشتراک VoIP خود را افزایش دهند و تجهیزات جدید استاندارد VoIP را خریداری کنند، ضمن اینکه برنامه های فشرده را دور می زنند در حالی که نقل و انتقالات بین دفتری و سایر قابلیت های مدیریت را به صورت کارآمد و کارآمد نگه می دارند.VoIP مبتنی بر اینترنت همچنین کار از راه دور را امکان پذیر می کند، کارمندان با استفاده از VoIP می توانند از طریق تلفن های هوشمند، لپ تاپ یا دسک تاپ خود تماس بگیرند و دریافت کنند، به آنها امکان می دهد تقریباً در هر جایی کار کنند. این به مشاغل کمک می کند تا نیازهای مختلف و برنامه های تغییر یافته را برآورده کنند و در یک فضای کاری که سیاست های کار از راه دور را تحت فشار قرار می دهد.
-
خدمات مشتری در سطح مرکز تماس
مراکز تلفنی که خدمات عالی مشتری ارائه می دهند، موفقیت آنها را بیش از اندازه آنها می داند. خدمات برجسته مشتری خواستار کارمندان سخت کوش است که با آموزش دقیق، نظارت دقیق بر عملکرد و ابزارهای موثر ممکن می شوند. گذشته از گزارش دقیق و قابل تنظیم بودن، VoIP برای مراکز تماس ویژگیهای کلیدی دیگری را نیز که مراکز تماس هنگام آموزش و نظارت بر عوامل استفاده می کنند، ارائه می دهد. علاوه بر این، یکپارچه سازی VoIP-CRM به مشاغل کوچک کمک می کند تا روابط مشتری را پیگیری کرده و تماس ها را شخصی سازی کنند. با یادداشت های تماس تلفنی متمرکز، اطلاعات مشتری، سابقه خرید و سایر داده های موجود در دسترس کارمندان آنها می توانند به سرعت با هر تماس گیرنده تماس بگیرند و به شما کمک می کنند تا یک تجربه خوشایند مشتری را تضمین کنید.
-
پشتیبان گیری بهتر
ارائه دهندگان VoIP برای جلوگیری از خرابی PBX ها و سایر تجهیزات لازم را همراه با سیستم های پشتیبان میزبانی می کنند. بعلاوه، بسیاری از ارائه دهندگان به مشاغل کمک می کنند تا در صورت بروز حادثه، برنامه های پشتیبان سفارشی را با استفاده از خرابی اینترنت و انتقال خودکار به مکان های متناوب ایجاد کنند و به مشاغل با استفاده از مرکز تماس VoIP کمک می کنند تا خرابی نزدیک به صفر را بدست آورند.
-
قیمت پایین تر برای خدمات پیشرفته تر
خدمات VoIP ارزان تر از اکثر گزینه های تلفن ثابت است. این فناوری مبتنی بر اینترنت به فروشندگان این امکان را می دهد تا اشتراک های خود را با قیمت بسیار پایین تری ارائه دهند. علاوه بر این، سرویس های دیجیتال توانایی ارتقا مداوم را دارند، و نیازی به تأمین تعمیرات اساسی زیرساخت ها برای نگهداری از آخرین فن آوری نیست.از این بهتر، VoIP می تواند بیش از خطوط تلفن یک کسب و کار را مدرن کند و از امکان ارسال پیام کوتاه تا ارسال پیامک VoIP مبتنی بر ایمیل، VoIP آخرین فن آوری ها را با قیمت پایین تری نسبت به خدمات قدیمی ارائه می دهد.
برای راه اندازی مرکز تلفن به چه چیز هایی نیاز داریم؟
برای راه اندازی مرکز تلفن ویپ، ابتدا باید میزان تماس شرکت خود را بشناسید. مرکز تماس کوچکتر برای انتخاب اینکه کدام یک از تماس ها تماس دریافت می کند، نیاز کمتری به مسیریابی تماس دارد، اما باید نمایندگی هایی داشته باشد که بتوانند کارهای مختلف را انجام دهند.
یک مرکز تماس به تعدادی ویژگی فنی احتیاج دارد. اول و مهمترین به سیستم مدیریت تماس مانند PBX نیاز دارند. یک سانترال ویپ باید دارای توزیع خودکار تماس برای همه مراکز تماس و پاسخ صوتی تعاملی برای مرکز تماس ورودی یا ترکیبی باشد.
برای برقراری ارتباط ، VoIP روشی کارآمد برای اتصال تلفن از طریق پهنای باند است. یک مرکز تماس بسته به اندازه خود می تواند روزانه هزاران تماس را بپذیرد و ارسال کند. استفاده از یک سیستم، به عنوان مثال پروتکل اینترنت، برای داده، شبکه و صدا استفاده از پهنای باند را در مقابل داشتن سخت افزار و سیم کشی برای هر دو شبکه IP و تلفن ثابت به حداکثر می رساند. VoIP همچنین می تواند برای عوامل با استفاده از سیستم های مبتنی بر رایانه کارآمدتر باشد و نرم افزار تلفیق تلفنی رایانه می تواند با تلفن آنالوگ و VoIP ارتباط برقرار کند.